什么是企業(yè)內(nèi)容管理？ 企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)是管理公司信息的一組階段、技術(shù)和工具。這包括存儲(chǔ)、共享、組織和保護(hù)公司記錄和數(shù)據(jù)。最終，ECM允許公司完全控制他們保存和存儲(chǔ)的信息。

　　為什么這么重要？ ECM平臺(tái)以數(shù)字化方式轉(zhuǎn)換和組織信息，讓公司更好地掌握其內(nèi)容。它共同匯集信息，為團(tuán)隊(duì)提供更好的訪問和理解，從而提高他們的效率。ECM還簡(jiǎn)化了工作流程，以提高所有類型的項(xiàng)目和活動(dòng)的業(yè)務(wù)效率。它實(shí)際上給了公司， 完全控制他們的數(shù)據(jù)。這包括公司存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)和信息的情況。

　　將企業(yè)內(nèi)容管理想象成圖書館中的一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。就其本身而言，該圖書館擁有數(shù)十萬(wàn)本根據(jù)書名和流派分類的書籍。盡管這給出了特定書籍所在位置的一般理解，但是它并沒有提供一個(gè)詳細(xì)的、有組織的系統(tǒng)，能夠立即知道關(guān)于一本書的重要信息。擁有一個(gè)記錄所有書籍的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以讓圖書管理員立即找到相關(guān)信息， 例如一本書最近是否被借出。這就像公司的ECM一樣，他們的數(shù)據(jù)本質(zhì)上是圖書館里等待整理的書籍。

　　ECM的三個(gè)關(guān)鍵要素 ECM由基本組件組成，這些組件對(duì)公司有很大的好處。這里有三個(gè)需要考慮的關(guān)鍵因素:

　　1.組織 在組織信息之前，這個(gè)階段的初始步驟包括轉(zhuǎn)換。這種轉(zhuǎn)換包括匯編記錄、數(shù)據(jù)和信息，然后將其數(shù)字化。這對(duì)擁有大量歷史記錄和其他數(shù)據(jù)的公司特別有幫助。它是將信息組織成結(jié)構(gòu)化格式的初始過(guò)程。

　　將記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式后，下一步就是為了公司的利益而對(duì)其進(jìn)行組織和結(jié)構(gòu)化。最合理的組織方式是有利于業(yè)務(wù)工作流的方式。

　　2.保管 ECM有兩種不同的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。第一種是通過(guò)數(shù)據(jù)和信息的物理存儲(chǔ)。這發(fā)生在詳細(xì)的文件夾結(jié)構(gòu)中，確保用戶可以方便地訪問所有保存的數(shù)據(jù)和信息。此外，保存最終補(bǔ)充了儲(chǔ)存的努力。

　　不僅存儲(chǔ)了信息，還對(duì)信息進(jìn)行了廣泛的備份。這使得用戶有機(jī)會(huì)編輯和更改任何必要的數(shù)據(jù)。它還提供公司歷史記錄之類的東西。

　　3.檢索和共享 接下來(lái)，公司使用高級(jí)文本搜索從存儲(chǔ)中檢索他們的信息。這些搜索通常包括幫助定位文檔的元數(shù)據(jù)。它們還包括根據(jù)信息的創(chuàng)建日期精確定位信息。最后，ECM會(huì)監(jiān)控哪些用戶正在查看特定的文檔和文件。

　　快速檢索與分享是齊頭并進(jìn)的?？焖俑咝У卦谙到y(tǒng)中定位文件的能力尤其會(huì)促進(jìn)信息請(qǐng)求。這種快速定位對(duì)于擁有大量數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的現(xiàn)代公司來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。